Améliorer la collaboration au sein des entreprises : un véritable remède à la crise ?
Patrick Schambel – PDG d’OOsphere
Une étude de 2006 du cabinet Frost & Sullivan montre que pour une entreprise établie, la qualité de sa collaboration impacte d’avantage son résultat financier que les orientations stratégiques données par sa direction ou les perturbations du marché.
Mathématiquement, l’accroissement de la qualité de la collaboration, peut donc contrecarrer les effets d’une crise.
Le travail humain se dématérialise, les tâches humaines deviennent, de moins en moins répétitives, de moins en moins prédictibles, de plus en plus techniques, et de plus en plus interdépendantes.
Depuis 2 décennies, le web accentue et accélère le phénomène, et crée de nouvelles pratiques de communications qui échappent pour partie aux canaux de communication officiels des entreprises. (Réseaux sociaux).
Mais curieusement, la conscience de l’évolution du travail n’a pas encore débouché sur de nouvelles méthodes, et le Taylorisme (1880) a la vie dure.
Comment faire pour améliorer la collaboration ?
Il faut engager 3 chantiers :
- Un chantier organisationnel : L’amélioration des processus de l’entreprise (BPR)
- Un chantier humain : l’ambiance, la mobilisation de tous, la culture de l’ouverture, du partage et du transfert de connaissances.
- Un chantier technique : la modernisation des outils IT.
Le premier chantier est traité par des centaines d’ouvrages, mais les meilleurs outils IT ne feront pas collaborer 2 personnes qui ne le souhaitent pas, voire qui préfèrent se nuire !
On peut classer les facteurs humains en 2 catégories :
- Les facteurs collectifs,
parmi lesquels on peut citer : la mauvaise organisation, la surcharge de travail, la pénibilité des tâches, les réorganisations, les fusions-acquisitions d’entreprises, le stress, etc. - Les facteurs individuels,
parmi lesquels on peut citer : la peur, l’individualisme, l’introversion, la démotivation, etc.
On constate que l’empathie des individus (leur capacité à se mettre à la place des autres) et leurs niveaux de collaboration sont liés. Les deux attitudes nécessitent un comportement d’avantage tourné vers les autres que vers soi-même.
Les remèdes
– Réduire la taille des équipes pour accroître l’empathie
Dans les entreprises de grande taille, on a parfois recours à la création d’entités plus petites (filiales, spin off ou spin out, structure de projets…) qui adossées à la structure mère, ont l’opportunité de développer et faire fructifier de nouvelles idées.
Dans les équipes de taille réduite, on peut constater des sentiments d’appartenance renforcés, des objectifs plus lisibles, des contributions visibles et reconnues, des individus aimant les « challenges », des managers compétents et charismatiques, une meilleure solidarité, une plus grande polyvalence des individus, un sens des responsabilités plus développé.
L’organisation de rencontres extraprofessionnelles améliorera la connaissance mutuelle des individus.
– Encourager la contribution.
Dans l’entreprise, inciter les collaborateurs à expliciter leurs savoirs, leurs travaux, leurs difficultés, est une façon de capitaliser les connaissances, en faisant passer celles-ci, d’un contexte tacite et individuel à un contexte explicite et collectif. (Cf travaux de Nonaka et Takeuchi).
La contribution à des travaux en dehors du strict périmètre de l’entreprise est aussi une façon de favoriser son rayonnement et de bénéficier en retour de contributions externes.
La qualité et la fréquence des contributions doit être inscrite parmi les critères d’évaluation des collaborateurs, introduisant une nouvelle forme de méritocratie.
– Mesurer la collaboration
Encourager la collaboration c’est aussi permettre d’en mesurer les effets. Le cabinet Frost et Sullivan introduit un nouvel indicateur : le « ROC » (Return On Collaboration, Cf Etude de Frost & Sullivan « meeting around the world II : Charting the Course of Advanced Collaboration »). Cet indicateur se propose de mesurer à l’aide différents critères, le niveau de collaboration, et le retour que peuvent en attendre les entreprises, par grandes fonctions.
Le chantier technique.
Une étude de l’école de management de Grenoble de 2006, montre que la messagerie est encore de loin l’outil collaboratif le plus largement utilisé.
Le chantier de modernisation technologique, passe par :
– la mise en œuvre de supports de communication synchrones, via IP (téléphonie, audioconférence, visioconférence, messagerie instantanée, tableau blanc),
– la mise en œuvre d’un support des communications asynchrones, via le web (portail collaboratif)
On peut établir 3 niveaux de collaboration, selon l’usage réel de certains types d’outils.
Le tableau ci-dessous résume ce constat.
La mise en œuvre d’un portail collaboratif est un des facteurs améliorant la collaboration mais aussi la capitalisation et le partage des connaissances. En outre, la collaboration entre personnes situées dans des-fuseaux horaires éloignés, se satisfait peu de la seule collaboration synchrone.
L’amélioration de la collaboration est globalement procurée par 4 dispositifs :
- L’accroissement de visibilité sur les contributions de toutes sortes
- La gestion de la relation contenu/contributeur
- La gestion des centres d’intérêt de l’utilisateur
- La participation à des communautés.
Il faut noter que ce type d’outil améliore au passage la productivité individuelle.
Les facteurs clé de succès :
Le chantier technique doit être piloté comme un véritable projet, avec un chef de projet « utilisateur ». Une erreur couramment commise, consiste à mettre à disposition la plateforme collaborative, sans accompagner sa mise en œuvre.
La plateforme doit s’intégrer ou s’interfacer avec le système d’information de l’entreprise
La plateforme doit proposer au moins une application/information clé
La plateforme doit être intuitive
Conclusion
L’accroissement de la collaboration au sein des entreprises est aujourd’hui mesurable. Cet accroissement a un effet bénéfique sur les performances et la rentabilité des entreprises, qui peuvent ainsi contrecarrer les effets de la crise. Les solutions organisationnelles, la culture de l’ouverture, et les nouvelles technologies permettent aujourd’hui aux entreprises de s’y engager.